1. Kaj je Certifikat odličnosti v poslovni integriteti?
Certifikat odličnosti v poslovni integriteti je neodvisna strokovna presoja, s katero organizacija preveri, kako celovito ima vzpostavljen sistem poslovne integritete.
Presoja ne temelji zgolj na obstoju pravilnikov in aktov, temveč tudi na njihovi dejanski uporabi, odgovornostih, kulturi organizacije in učinkovitosti sistema.
2. Komu je certifikat namenjen?
Certifikat je namenjen podjetjem in drugim organizacijam javnega in zasebnega sektorja, ki želijo sistematično preveriti in razvijati področje poslovne integritete ter svojo zavezanost integriteti tudi neodvisno potrditi.
V postopek se lahko vključijo organizacije, ki izpolnjujejo pogoje, določene v Pravilih certificiranja.
3. Kaj organizacija pridobi s certifikatom?
Organizacija pridobi vpogled v trenutno stanje sistema poslovne integritete, jasno prepoznane prednosti in vrzeli ter usmeritve za nadaljnji razvoj.
Certifikat tako ni samo priznanje doseženega stanja, ampak predvsem strukturiran okvir za izboljševanje upravljanja, odgovornosti, etične kulture in obvladovanja integritetnih tveganj.
4. Kako vemo, ali je naša organizacija pripravljena na certifikacijski postopek?
Organizaciji ni treba imeti popolnoma razvitega sistema poslovne integritete že ob vstopu v postopek. Pomembno je, da ima vzpostavljene osnovne elemente upravljanja, etike in skladnosti ter da je pripravljena svoje prakse odprto preveriti in nadgraditi.
Certifikacijski postopek omogoča, da organizacija prepozna svojo trenutno raven zrelosti, ugotovi vrzeli in določi konkretne razvojne korake. Zato je lahko smiseln tudi za organizacije, ki sistema poslovne integritete še nimajo celovito vzpostavljenega.
5. Kako poteka postopek pridobivanja certifikata?
Postopek se začne s povpraševanjem in izpolnitvijo prijavnice. Sledi uvodni sestenek, na katere se predstavijo metodologija, področja presoje, potek postopka, predvideno trajanje ter finančni okvir. Po podpisu pogodbe organizacija pridobi dostop do portala INTIsfera, kjer opravi samooceno in predloži osnovna dokazila, Sledijo strokovni pregled na lokaciji, priprava ugotovitev in priporočil, izvedbeni načrt izboljšav ter odločitev o podelitvi certifikata.
Postopek je zasnovan tako, da organizacija že med presojo pridobi uporabne usmeritve za nadaljnje izboljšave.
6. Kakšna je razlika med osnovnim in polnim certifikatom?
Osnovni certifikat potrjuje uspešno opravljeno začetno presojo, doseganje zahtevanih meril ter sprejet izvedbeni načrt izboljšav.
Polni certifikat potrjuje, da je organizacija načrtovane izboljšave uspešno uvedla ter da sistem poslovne integritete preverljivo deluje v praksi..
7. Kaj če organizacija ob prvi presoji še ne izpolnjuje vseh pogojev?
Namen postopka ni iskanje napak, ampak realna ocena stanja in razvoj sistema.
Če organizacija posameznih zahtev še ne izpolnjuje, prejme ugotovitve in priporočila za izboljšave. Na njihovi podlagi lahko pripravi izvedbeni načrt in postopoma vzpostavi manjkajoče elemente sistema.
Neizpolnjevanje posameznega merila zato ni konec postopka, ampak jasno določena razvojna naloga.
8. Koliko časa traja pridobivanje certifikata?
Čas izvedbe je odvisen od velikosti organizacije, pripravljenosti dokumentacije in zrelosti obstoječega sistema.
Postopek pridobitve osnovnega certifikata praviloma traja približno tri do šest mesecev. Pri prehodu na polni certifikat se spremlja tudi izvajanje dogovorjenih izboljšav in razvoj sistema v daljšem časovnem obdobju.
9. Kako se zagotavljata neodvisnost in zaupnost presoje?
Presojo izvajajo strokovno usposobljene osebe, ki morajo zagotavljati neodvisnost, nepristranskost in zaupnost.
Dokumentacija organizacije se uporablja izključno za namen certifikacijskega postopka. Pri dokazilih se uporablja načelo najmanjšega potrebnega obsega podatkov, zato se osebni in drugi občutljivi podatki praviloma anonimizirajo ali preverjajo z vpogledom brez njihovega nepotrebnega prenosa.
10. Ali certifikat pomeni, da v organizaciji ne more več priti do nepravilnosti?
Ne. Noben sistem ne more zagotoviti, da v organizaciji nikoli ne bo prišlo do kršitve, nepravilnosti ali neetičnega ravnanja.
Certifikat potrjuje, da ima organizacija vzpostavljen in preverjen sistem za preprečevanje, zaznavanje in obravnavanje integritetnih tveganj ter da poslovno integriteto upravlja sistematično.
Prav sposobnost organizacije, da tveganja pravočasno prepozna, jih ustrezno obravnava in se iz dogodkov uči, je eden ključnih pokazateljev zrelega sistema poslovne integritete.